Odoo pour les cabinets comptables, travaux en cours et recouvrement

Pourquoi les cabinets comptables dépassent-ils les ERP génériques ?

Un ERP générique part de l'idée d'un produit qui traverse un entrepôt, alors qu'un cabinet comptable vend surtout du travail de conformité récurrent et des heures de conseil, et que son véritable stock, c'est du temps non facturé immobilisé en travaux en cours. Sans vue analytique par client, un cabinet n'a aucun moyen de savoir si une déclaration à honoraires fixes a couvert son coût avant que l'échéance ne soit déjà loin derrière lui. C'est là qu'Odoo trouve sa place : Projet, Feuilles de temps et comptabilité analytique modélisent le mandat lui-même plutôt que la palette, et Octura Solutions construit ce modèle autour de la façon dont vos associés fixent réellement leurs prix et facturent.

Quels mandats à honoraires fixes perdent de l’argent en silence ?

La plupart des cabinets reconduisent les honoraires fixes du dossier de l'année précédente, puis absorbent en silence chaque annexe supplémentaire, chaque document en retard et chaque appel téléphonique qui suit. Personne ne compare les heures saisies aux honoraires convenus, si bien que le recouvrement reste invisible jusqu'à ce qu'un associé radie l'écart au moment de la facturation, et les honoraires de l'année suivante ont déjà, à ce stade, été cités au même montant.

Odoo traite chaque mandat comme un Projet portant son propre compte analytique par client et par ligne de service, et les feuilles de temps s'enregistrent au taux de coût de chaque employé, si bien que les heures s'accumulent en temps réel face aux honoraires convenus. Un rapport de recouvrement, ventilé par client, ligne de service et associé, compare la valeur réalisée à la valeur standard, et une alerte se déclenche dès qu'un dossier franchit un pourcentage défini de ses honoraires, à un moment où le travail est encore en cours et où la portée peut encore se discuter.

Combien de temps vous faut-il pour voir vos TEC et vos radiations ?

Le temps non facturé s'accumule dans un tableur que seul un gestionnaire prend la peine de mettre à jour, si bien que personne ne sait vraiment combien de travaux en cours le cabinet porte aujourd'hui, quels dossiers dorment, ou combien a été radié ce trimestre. La planification de trésorerie des mois creux devient alors une affaire d'intuition, et les associés débattent du recouvrement sans jamais partager le même chiffre.

Dans Odoo, la valeur des heures non facturées devient un solde analytique qui peut être vieilli exactement comme un compte client. Les factures brouillon se génèrent directement à partir des feuilles de temps, et un gestionnaire ajuste une ligne à la hausse ou à la baisse avant l'émission, l'écart venant s'inscrire sur le compte analytique du client, si bien que le suivi des radiations et du recouvrement se réduit à un filtre plutôt qu'à une reconstruction. Odoo Facturation prend ensuite le relais pour l'émission, les relances et les séquences de rappel, sans qu'une liste de suivi parallèle soit nécessaire.

Que devient votre cabinet en pleine saison des échéances ?

Dans les six semaines qui précèdent une échéance fiscale, le goulot d'étranglement n'est presque jamais la comptabilité elle-même ; c'est la course aux signatures et aux pièces manquantes par courriel, doublée de l'incapacité à dire précisément où en est un dossier donné. Le statut ne vit que dans la tête d'une seule personne, et les réviseurs sont souvent les derniers à apprendre qu'un dossier les attend déjà.

Chaque déclaration reçoit une tâche dans Odoo Projet, avec ses étapes de révision et sa date d'échéance légale, l'ensemble étant généré en lot à partir de modèles récurrents à chaque période. Les pièces arrivent via Odoo Documents et le portail client, avec une piste d'audit complète, les lettres de mission et autorisations de transmission partent et reviennent par Odoo Signature avec une signature électronique à valeur légale, et les questions des clients atterrissent dans une file Odoo Assistance partagée plutôt que dans la boîte de réception d'un seul préparateur.

Que livrons-nous aux cabinets comptables et de tenue de livres ?

• Structure clients et mandats avec un compte analytique par client et par ligne de service
• Feuilles de temps, vieillissement des travaux en cours, suivi des radiations et recouvrement par associé
• Honoraires de tenue de livres récurrents via Odoo Abonnements, plus facturation par jalons et à l’heure
• Accueil client : collecte documentaire au portail, lettres de mission Odoo Signature, modèles de tâches d’échéance