Qu'est-ce qu'un logiciel ERP?

La réponse courte

Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, réunit dans un seul système les processus centraux de l'entreprise, comptabilité, inventaire, achats, ventes, fabrication et RH, autour d'une base de données commune. Plus besoin d'applications distinctes par service qui s'échangent des fichiers : chaque équipe consulte les mêmes données en direct, et dès qu'une commande est conclue côté ventes, l'inventaire, la production et la finance le voient au même instant.

Que fait concrètement un système ERP?

Au quotidien, l'ERP fait office de source unique de vérité pour l'entreprise : il transforme une soumission en commande, réserve ou achète le stock, planifie la production quand vous fabriquez, expédie, facture, inscrit tout au grand livre et rapporte les marges en temps réel. Aucune fonction précise ne justifie l'ERP à elle seule, ce qui compte, c'est qu'aucune information ne soit ressaisie entre systèmes.

Voici un test simple à appliquer : si votre équipe retape la même commande, le même produit ou le même client dans plus d'un outil, c'est précisément ce travail, et les erreurs qui vont avec, qu'un ERP fait disparaître.

Comment fonctionne l'ERP infonuagique?

Avec l'ERP infonuagique, la même logique d'affaires tourne sur l'infrastructure du fournisseur plutôt que dans votre salle de serveurs. Vous vous connectez par navigateur, pendant que le fournisseur gère la disponibilité, les sauvegardes et les mises à niveau, moyennant un paiement par utilisateur et par mois. Odoo et d'autres plateformes modernes proposent en plus des voies hybrides, nuage géré avec code sur mesure (Odoo.sh) ou auto-hébergement, si bien que le nuage reste un choix plutôt qu'un enfermement.

Pour la plupart des PME, l'ERP infonuagique fait tomber la dernière excuse liée à l'infrastructure : pas de serveur à acheter, et une mise en production qui se compte souvent en semaines.

Exemples de systèmes ERP : lequel pour quelle entreprise?

SAP S/4HANA est conçu pour les multinationales. NetSuite cible le marché intermédiaire financé. Microsoft Dynamics 365 se positionne entre les deux, tandis qu'Odoo dessert les PME et les entreprises de taille moyenne avec une tarification modulaire par utilisateur. Quant à QuickBooks, on le retrouve souvent dans les comparatifs ERP, mais c'est un logiciel comptable, pas un ERP : il ne gère ni inventaire, ni fabrication, ni opérations sur le terrain.

Le bon choix dépend de votre taille et de vos opérations. Nos pages comparatives mettent Odoo face à NetSuite, SAP, Dynamics 365, QuickBooks et d'autres, et n'hésitent pas à montrer où un concurrent l'emporte réellement.

Les applications qui composent un ERP

On évoque souvent l'ERP comme s'il s'agissait d'un seul programme, alors qu'il s'agit plutôt d'un ensemble d'applications partageant une même base de données. Voilà pourquoi les éditeurs le vendent par modules, et pourquoi deux entreprises sur le même ERP peuvent afficher des écrans presque totalement différents.

Finance et comptabilité

Grand livre, comptabilité fournisseurs et clients, fiscalité, rapprochement bancaire et clôture mensuelle se retrouvent ici. Presque tout projet ERP commence par ce module, puisque les chiffres doivent être justes avant que le reste ne vaille la peine d'être automatisé.

Ventes et CRM

Devis, commandes, listes de prix et le pipeline qui les nourrit relèvent de ce module. Ce qu'un CRM autonome ne pourra jamais offrir, c'est le lien entre une opportunité gagnée et une commande qui réserve réellement du stock.

Stocks et achats

Mouvements de stock, règles de réapprovisionnement, lots et numéros de série, délais fournisseurs et transferts multi-entrepôts se gèrent ici. C'est souvent le premier module où l'ERP se rentabilise, parce que des données de stock erronées coûtent cher d'une façon que de mauvais rapports ne coûtent pas.

Production

Nomenclatures, gammes, ordres de travail et rapports d'atelier appartiennent à ce module. L'ordonnancement et la capacité y résident aussi, et c'est cette frontière qui distingue un ERP d'un logiciel de gestion généraliste.

Projets et services

Feuilles de temps, taux facturables, budgets et le chemin d'une heure saisie jusqu'à une ligne de facture relèvent de ce module. Beaucoup de sociétés de services n'utilisent guère plus que ce module et la finance.

RH et paie

Dossiers du personnel, congés, notes de frais, recrutement et, dans certains systèmes, le calcul de la paie lui-même, tout cela vit dans ce module. De tous les modules ERP, la paie reste le plus dépendant du pays, et celui qu'on confie le plus souvent à un outil spécialisé.

Une application ERP mérite sa place dès que les données qu'elle contient sont déjà ressaisies ailleurs. Ce test vaut mieux qu'une liste de fonctionnalités, car il mesure ce qu'un module fait disparaître plutôt que ce qu'il propose.

Les ERP open source

L'open source signifie que le code source est publié sous une licence vous permettant de le lire, de le modifier et de l'exécuter sans demander de permission. Pour un ERP, cela compte plus que pour la plupart des logiciels : un ERP encode le fonctionnement réel de votre entreprise, et un système fermé plafonne durement ce que vous pouvez adapter.

Odoo est l'ERP open source le plus déployé, et si une recherche sur OpenERP vous a mené jusqu'ici, vous l'avez déjà trouvé : le projet portait ce nom jusqu'en 2014, et s'appelait TinyERP avant cela. Seul le nom a changé, la base de code a continué son chemin dessous. Odoo publie Community sous LGPLv3 et vend Enterprise comme une couche sous licence construite par-dessus, si bien que les deux partagent un noyau commun plutôt que d'exister comme deux produits séparés.

Quelques autres options open source valent la peine d'être connues. ERPNext est véritablement gratuit, quoique plus léger en fonctionnalités. Dolibarr convient aux structures très modestes qui veulent simplement facturer et suivre un stock sans piloter un projet complet. Tryton tient techniquement la route, mais son écosystème reste assez restreint pour que trouver de l'aide devienne une vraie contrainte.

Open source et gratuit ne sont pas synonymes. Beaucoup d'entreprises hébergent elles-mêmes Odoo Community sans coût de licence, et rien ne vous empêche d'en faire autant, mais en échange vous prenez en charge l'hébergement, les montées de version, les correctifs de sécurité, et le fait qu'il n'y a personne à appeler à deux heures du matin. Dit honnêtement, l'open source échange la dépendance à une licence contre une question de ressources humaines.

Comparer Odoo Community et Enterprise

Les ERP pour les petites entreprises

Depuis que le logiciel a migré vers le cloud, la vieille règle voulant que l'ERP ne se justifie qu'à partir de cent salariés a cessé d'être vraie. Un distributeur de dix personnes qui gère quatre mille références affronte un problème de stock plus complexe qu'un cabinet de conseil de deux cents personnes, et l'effectif ne prédit ni l'une ni l'autre situation.

La taille n'est pas la bonne variable à surveiller, la complexité l'est. Les entreprises qui ont besoin d'un ERP tôt sont généralement celles qui gèrent du stock physique, plus d'un canal de vente, une étape de production ou plus d'une entité juridique. Les sociétés de services à la facturation simple, elles, peuvent habituellement attendre, quel que soit leur effectif.

Pour une petite entreprise, ce n'est presque jamais la licence qui coince, c'est l'implémentation. Notre offre Launch est à 4 950 $ CA, prix fixe pour une installation type couvrant jusqu'à cinq utilisateurs; elle existe justement parce qu'une implémentation standard de milieu de marché est calibrée pour une entreprise disposant d'un budget projet et d'un chef de projet, deux choses que la plupart des petites structures n'ont pas.

Lire le guide d'achat ERP pour PME

Voir les tarifs d'implémentation

Signes que votre entreprise a dépassé les chiffriers et QuickBooks

• La même commande ou le même client finit saisi dans deux systèmes ou plus
• Ce que montre le système et ce qui est réellement sur les tablettes ont divergé depuis des mois
• Parce que les données vivent en silos, la clôture de fin de mois s'étire sur des semaines
• Personne ne peut répondre « ce produit est-il rentable? » sans partir en safari dans les chiffriers
• Ce sont des exports manuels qui tiennent ensemble votre boutique en ligne, votre entrepôt et vos livres
• Nouveau site, nouveau canal, vos plans de croissance buttent sans cesse sur les mêmes limites logicielles