Déterminer où vous avez un nexus
Tout commence par le nexus : les États où votre activité vous oblige à percevoir. Vous en avez un là où vous avez une présence physique (stock, employés, bureau) et là où vos ventes vers l'État franchissent son seuil économique, souvent 100 000 dollars ou 200 transactions. Cela s'évalue par État, sur les ventes vers cet État.
Établissez la liste avant tout, car chaque étape suivante se fait par État sur cette liste. Notre vérificateur de nexus et le guide sur le nexus économique couvrent cette étape en détail.
S'inscrire pour un permis de taxe de vente
Dans chaque État où vous avez un nexus, inscrivez-vous pour un permis de taxe de vente auprès du département du revenu de cet État avant de commencer à percevoir. Percevoir sans permis est en soi une infraction dans la plupart des États. Les vendeurs confrontés à plusieurs États à la fois utilisent souvent l'inscription Streamlined Sales Tax[1] pour gérer plusieurs États membres via une seule demande.
L'inscription fixe aussi votre fréquence de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), que l'État assigne selon votre volume prévu.
Tenir compte des lois sur les places de marché
Si vous vendez via Amazon, eBay, Etsy ou Walmart, les lois sur les facilitateurs de place de marché exigent généralement que la place de marché, et non vous, perçoive et remette la taxe sur ces ventes.[2] Cela retire un lourd fardeau, mais n'efface pas votre nexus : vos ventes sur place de marché peuvent quand même compter dans le seuil d'un État, et toute vente via votre propre site reste la vôtre à gérer.
L'erreur courante est de supposer qu'une place de marché couvre tout. Si vous vendez à la fois sur une place de marché et sur votre propre boutique, vous devez généralement encore vous inscrire et déclarer pour le canal direct.
Percevoir le bon taux
Dans vos États de nexus, facturez la taxe à l'adresse de destination. Le taux est le taux d'État plus les éventuelles taxes de comté, de ville et de district spéciaux, c'est pourquoi un seul taux d'État ne suffit pas pour une caisse exacte. La taxabilité des produits ajoute une autre couche : vêtements, aliments et logiciels sont traités différemment selon les États.
Le calculateur de taxe de vente américaine affiche la part de l'État, et le guide taxe d'État et taxe locale explique pourquoi le taux combiné diffère et quand un moteur de taux devient nécessaire.
Déclarer et remettre selon l'échéancier
Produisez une déclaration dans chaque État selon la fréquence assignée, en rapportant ce que vous avez perçu et en le remettant. Produisez même si vous n'avez rien perçu sur une période : la plupart des États exigent une déclaration nulle, et l'omettre déclenche des pénalités. Beaucoup d'États attendent aussi la taxe ventilée par administration locale, pas seulement un total d'État, et c'est là que les feuilles de calcul manuelles s'effondrent.
Faire tourner toute la boucle dans Odoo
Odoo, branché à un moteur de taxes comme Avalara, automatise les parties qui ne tiennent pas à la main : il applique le bon taux combiné par adresse à la caisse, suit vos ventes vers le seuil de nexus de chaque État et produit des rapports par administration pour la déclaration. Octura configure l'intégration, mappe les codes de taxe des produits et valide que ce que vous percevez se réconcilie avec ce que vous déclarez.
Lire : flux comptables Odoo avec Avalara →Références
- Streamlined Sales Tax Governing Board. Inscription multi-États pour les vendeurs à distance dans les États membres. streamlinedsalestax.org
- Avalara, lois sur les facilitateurs de place de marché par État. Quelles places de marché perçoivent pour le compte d'un vendeur, et où. avalara.com/.../marketplace-facilitator-laws
- Cour suprême des États-Unis, South Dakota c. Wayfair, Inc. (2018). Le fondement du nexus économique. supremecourt.gov/opinions/17pdf/17-494_j4el.pdf