Odoo pensé pour les OBNL, les associations et les ONG

Pourquoi un ERP commercial ne colle-t-il pas à un OBNL ?

Un ERP commercial part du principe qu’il n’existe qu’une seule caisse et un seul résultat net, alors qu’un OBNL en jongle avec plusieurs à la fois : chaque subvention affectée arrive avec son propre budget, ses propres catégories de dépenses admissibles, sa propre période de reddition et son propre format imposé par le bailleur, et dépenser un dollar non affecté là où un dollar affecté était prévu devient une observation d’audit, pas un simple arrondi. Ajoutez des membres, des donateurs et des bénévoles qui sont souvent les mêmes personnes portant des casquettes différentes, et les systèmes génériques finissent par craquer. Les plans analytiques, les budgets analytiques et le CRM d’Odoo peuvent être transformés en véritable suivi de fonds et de subventions, et c’est cette structure qu’Octura Solutions construit pour que les finances arrêtent de la reconstruire dans Excel à chaque trimestre.

Seriez-vous capable de sortir le rapport d’une subvention affectée en une après-midi ?

La plupart des rapports aux bailleurs se construisent encore à la main : exporter le grand livre, filtrer ce qui ressemble aux bonnes écritures, estimer une répartition des salaires, rapprocher le tout du budget approuvé par le bailleur, puis espérer que l’auditeur soit du même avis. Comme chaque bailleur veut sa propre coupe des mêmes données, chaque rapport engloutit des journées qui devaient revenir au programme.

Avec les plans analytiques d’Odoo, une même écriture peut être étiquetée sur deux axes à la fois, le fonds ou la subvention d’un côté, le programme ou le service de l’autre. Les budgets se fixant au niveau du compte analytique, le budget contre réel d’une subvention devient un rapport vivant plutôt qu’une reconstruction. Les répartitions de salaires arrivent des Feuilles de temps selon la part réellement travaillée sur le projet, et les soldes affectés et non affectés peuvent se consulter à n’importe quelle date, pas seulement en fin d’exercice.

Vos membres, donateurs et bénévoles sont-ils éparpillés dans quatre systèmes différents ?

Une base contient la liste des membres, une autre les dons, un tableur les participants aux événements, et un outil d’envoi gère l’infolettre. La même personne peut apparaître dans les quatre sous trois orthographes différentes, si bien que personne ne remarque qu’un membre échu est aussi un donateur mensuel, et les rappels de renouvellement continuent de partir vers des gens qui ont déjà renouvelé deux semaines plus tôt.

Odoo conserve à la place une seule fiche de contact qui porte tous les rôles à la fois, membre, donateur, bénévole, participant. Odoo Abonnements prend en charge les renouvellements d’adhésion avec facturation et relances automatisées, Odoo Événements gère les inscriptions et la validation à l’entrée sur cette même fiche, et le portail du site laisse chacun mettre à jour ses coordonnées, renouveler et s’inscrire lui-même. La segmentation des campagnes s’appuie alors sur l’historique réel, dons, présences et bénévolat, plutôt que sur une liste exportée le printemps dernier.

Comment démontrez-vous la contribution bénévole et les dons en nature ?

Beaucoup de subventions traitent les heures de bénévolat comme une contrepartie exigée, et le rapport annuel en fait volontiers son chiffre phare, pourtant ces heures sont encore collectées sur des feuilles de présence et saisies des mois plus tard. Les coordonnateurs n’ont aucune visibilité sur qui est affecté où, et la valeur déclarée au bailleur ne remonte souvent à aucune pièce qu’un auditeur accepterait comme preuve.

Les bénévoles peuvent être tenus comme contacts, ou comme fiches Odoo Employés sous un contrat de bénévolat portant un taux de coût nominal. Odoo Planification construit le roulement des quarts et envoie les rappels, les heures se saisissent sur le compte analytique du programme via les Feuilles de temps, et la valeur en nature se calcule directement à partir de ce taux plutôt que d’être estimée. À partir de cette source unique, les mêmes données alimentent ensuite la réclamation de contrepartie, le rapport d’impact et le programme de reconnaissance.

Ce que nous livrons aux OBNL et aux associations

• Suivi des fonds et des subventions sur plans analytiques, avec un budget contre réel propre à chaque bailleur
• Répartition des salaires et des frais généraux entre programmes, tirée directement des feuilles de temps
• Une fiche unique pour membres, donateurs et bénévoles, avec des renouvellements gérés via Odoo Abonnements
• Gestion des événements, portail en libre-service et cahiers de rapports pensés pour votre conseil et vos bailleurs