Odoo pour les bureaux d'études

L'ingénierie n'entre pas dans un catalogue

Une société d'ingénierie vend une promesse avant même que la conception existe. Le devis n'est qu'une estimation, la nomenclature n'arrive que des semaines plus tard, et elle change encore deux fois avant l'expédition. Les ERP conçus pour des produits catalogue masquent ce problème en supposant que la conception était déjà connue au moment de la commande, et c'est cet écart qui pousse tant de bureaux d'études à utiliser l'ERP pour la comptabilité tout en pilotant l'affaire réelle dans un tableur.

La conception à la commande sans faire semblant

Au moment du devis, un produit configuré ou sur mesure n'existe simplement pas dans un catalogue. Les équipes s'en sortent avec des articles fictifs et des ajustements manuels, si bien que le lien entre ce qui a été chiffré, ce qui a été conçu et ce qui a été construit ne tient qu'à la mémoire de quelqu'un.

Notre configuration de la conception à la commande donne à chaque affaire sa propre nomenclature, élaborée après la commande et rattachée au devis d'origine. Comme le coût estimé et le coût réel restent visibles tout au long de l'affaire plutôt que reconstitués à la fin, une affaire qui dérape se repère pendant qu'il reste encore du temps pour agir.

Révisions et ordres de modification traçables

Les conceptions évoluent, c'est inévitable. Mais quand la gestion des révisions ne vit que dans la CAO, les achats peuvent commander des pièces sur une révision déjà périmée, la production fabrique d'après un plan qui a déjà changé, et personne, après coup, ne peut dire avec certitude sur quelle révision l'unité livrée a été construite.

Avec les ordres de modification d'Odoo, chaque révision de nomenclature passe par une étape d'approbation et porte un auteur, une date et un motif. Achats et production travaillent toujours sur la révision approuvée en cours, tandis que les unités fabriquées sous une révision antérieure restent rattachées à celle-ci, ce qui rend justement une réclamation de garantie ou une défaillance sur site analysable.

Temps facturable, forfait et facturation par jalons

Le revenu en ingénierie vient rarement d'une seule source : régie, forfait et jalons se mélangent souvent au sein d'une même affaire. Si les feuilles de temps vivent dans un outil et la facturation dans un autre, le taux d'occupation devient une estimation approximative, et le forfait finit par subventionner la régie sans que personne s'en aperçoive.

Quand feuilles de temps, budgets d'affaire et facturation tournent dans un seul système, une heure approuvée devient soit une ligne facturable, soit un coût imputé au forfait, selon la règle attachée à la tâche. La facturation par jalons se planifie sur les étapes de l'affaire, et le taux d'occupation comme le taux réalisé deviennent de simples rapports à consulter, plutôt qu'une reconstitution à refaire chaque trimestre.

Ce que nous mettons en place pour les bureaux d'études

• Affaires en conception à la commande avec nomenclature propre à chaque projet
• Ordres de modification avec circuit d'approbation et historique des révisions
• Suivi du coût estimé face au coût réel, visible pendant l'affaire
• Feuilles de temps alimentant la facturation en régie, au forfait et par jalons
• Comptabilité analytique pour la rentabilité par affaire, par phase et par ingénieur
• Gestion documentaire reliant plans et spécifications à l'affaire
• Intégration au système de CAO ou de PLM que vous exploitez déjà