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Odoo pour les agences de marketing, de création et de services numériques
ERP Odoo pour agences de marketing, de création et numériques : forfaits, taux d’utilisation et marge de projet
Réserver un audit gratuit de 30 minPourquoi les agences font-elles craquer les ERP génériques ?
Une agence vend de la capacité, puis en redonne discrètement une partie gratuitement. Le revenu prend la forme d'un forfait mensuel fixe, le coût mélange temps salarié, pigistes et licences, et ce qui distingue un bon mois d'un mauvais mois tient souvent à quelques rondes de révisions non facturées que personne n'a pris la peine de consigner. Comme un ERP générique se contente de compter des unités expédiées, sans notion de consommation de forfait ni de taux d'utilisation, les agences finissent par refaire ces calculs dans des tableurs. Odoo Projet, les Feuilles de temps et la comptabilité analytique modélisent précisément cette réalité, et Octura Solutions les configure selon la façon dont vos comptes sont réellement vendus.
À quel moment un forfait cesse-t-il d’être rentable ?
Un forfait commence par couvrir la portée convenue au premier mois, mais au cinquième, il a discrètement grossi pour inclure des rondes de révision supplémentaires, un deuxième réseau social et toute une série de petits services rendus par l'équipe de compte. Personne n'émet d'avenant, tout simplement parce que personne ne peut démontrer noir sur blanc que le compte a dépassé les heures vendues.
Odoo modélise le forfait comme un Abonnement qui facture automatiquement chaque mois, jumelé à un Projet portant les heures achetées, et les Feuilles de temps consomment progressivement cette enveloppe au fil du travail. Un rapport de consommation compare heures utilisées et heures vendues par compte en milieu de mois plutôt qu'après coup, et le travail hors portée se consigne sur une tâche facturable distincte, ce qui donne des preuves à la conversation avec le client et permet à Odoo Ventes de la transformer en devis d'avenant plutôt qu'en radiation.
Quel est le véritable taux d’utilisation de votre équipe ?
Les agences ont tendance à embaucher sur la simple impression que tout le monde est occupé, mais occupé et facturable ne sont pas la même chose. Présentations internes, reprises, documents de crédibilité et administration peuvent discrètement engloutir le tiers de la semaine d'un designer sans que personne ne le mesure, et la première preuve tangible n'arrive que lorsqu'un trimestre ferme sous les prévisions, à un moment où l'embauche est déjà faite.
Chaque heure saisie dans Odoo Feuilles de temps se classe comme facturable ou non facturable, face à un client, un projet interne ou le développement des affaires, et un rapport de taux d'utilisation ventilé par personne, par équipe et par mois montre à la fois le ratio facturable et où est passé le reste du temps. Odoo Planification prévoit ensuite la capacité allouée par rapport à la capacité disponible pour les semaines à venir, si bien que les décisions d'embauche, de pige et de participation aux appels d'offres reposent enfin sur un chiffre plutôt que sur une impression.
Les coûts de pigistes atteignent-ils vraiment la marge du projet ?
Monteurs, développeurs et photographes pigistes se réservent généralement par courriel et n'envoient leur facture que des semaines plus tard, si bien que leur coût atterrit dans un compte de charges général, sans aucun lien avec le mandat concerné. La marge du projet paraît alors saine jusqu'à la clôture du mois, moment où la direction de compte découvre que le travail a en réalité été vendu à perte.
Réserver pigistes et achats médias par bons de commande imputés au compte analytique du projet permet à Odoo d'engager le coût dès la réservation, et non à la réception de la facture. La vue de marge intègre donc les engagements externes dès le premier jour, les factures fournisseurs se rapprochent ensuite de ces mêmes commandes, et les coûts refacturables passent automatiquement sur la facture client, majoration convenue déjà appliquée.
Que livrons-nous aux agences ?
- Forfaits sur Odoo Abonnements avec enveloppes d’heures et rapports de consommation
- Feuilles de temps facturables et non facturables avec taux d’utilisation par personne et par équipe
- Bons de commande pigistes et médias engagés sur les comptes analytiques de projet
- Marge de projet, devis d’avenant depuis Odoo Ventes et portail client pour les approbations
Prêt à savoir quels comptes se paient eux-mêmes ?
Apportez pour commencer un client au forfait et un client au projet. Nous passerons en revue vos forfaits, votre taux d'utilisation et vos dépenses de pige, nous vous montrerons quels comptes portent réellement les autres, puis nous esquisserons la configuration Odoo qui garde tout cela visible semaine après semaine.
Réserver un audit gratuit de 30 minQuestions fréquentes
01
Odoo peut-il remplacer nos outils créatifs et notre gestionnaire d’actifs ?
Non. Odoo Documents est un dépôt de fichiers doté de flux d'approbation, pas un véritable gestionnaire d'actifs numériques : pas d'annotation vidéo à l'image près, pas de gestion des versions ni des droits au niveau de Bynder ou de Frame.io, et il ne remplacera ni Adobe, ni Figma, ni votre chaîne de montage. Là où il excelle, c'est en se plaçant comme couche commerciale sous ces outils, en portant contrats, briefs, approbations et le livrable de référence, tandis que la création reste exactement là où travaillent déjà les créatifs.
02
Odoo se connecte-t-il aux plateformes publicitaires pour les achats médias ?
Pas nativement, ou en tout cas pas de manière vraiment utile. Odoo offre bien le suivi UTM et l'attribution des pistes pour vos propres campagnes, mais il ne rapatrie pas automatiquement les dépenses de Meta, Google Ads ou LinkedIn dans la marge client. Les agences qui gèrent des budgets médias procèdent généralement de deux façons : importer les dépenses selon un calendrier via un connecteur que nous développons, ou les saisir simplement comme achat sur le compte analytique du client, de sorte qu'au minimum la marge et la refacturation restent justes.
03
Comment Odoo traite-t-il la rentabilité des forfaits et des projets ponctuels ?
Forfaits et projets ponctuels reposent tous les deux sur le même compte analytique par client, de sorte qu'ils ne sont jamais traités comme deux univers séparés. Le revenu de forfait vient d'Odoo Abonnements, le revenu de projet de la facturation par jalons ou sur feuilles de temps, et le coût provient des feuilles de temps au taux employé, majoré des achats engagés. Le rapport de rentabilité compare l'ensemble au niveau de la tâche, du projet, du compte et de l'agence, si bien qu'un client au forfait mince mais aux projets réellement rentables apparaît comme une seule relation, pas deux.
04
Combien de temps prend une implantation en agence ?
Une agence de 15 à 60 personnes est généralement opérationnelle en 8 à 12 semaines, avec projets, feuilles de temps, abonnements de forfait et facturation en premier, puis les rapports d'utilisation et de marge une fois que des données réelles se sont accumulées. Les agences à plusieurs bureaux, à plusieurs entités juridiques, avec refacturations intersociétés ou grilles tarifaires par client devraient plutôt compter sur 12 à 16 semaines.