Guide en 10 parties
La plupart des logiciels d'administration scolaire ont été conçus pour une seule chose, les dossiers étudiants, la facturation ou la planification, et reliés entre eux par des feuilles de...
Pourquoi c'est important
La plupart des logiciels d'administration scolaire ont été conçus pour une seule chose, les dossiers étudiants, la facturation ou la planification, et reliés entre eux par des feuilles de calcul pour le reste. Lorsqu'une école privée ou un centre de formation ajoute des programmes, des campus ou des clients...
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Les inscriptions passent par les modules eCommerce et Sales d'Odoo, les étudiants s'inscrivent en ligne, choisissent un programme, versent un acompte, et leur dossier s'intègre directement à l'horaire académique sans ressaisie. Les limites de capacité, les listes d'attente et les groupes de cohortes se configurent...
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Les frais de scolarité se répartissent souvent sur trois à six versements. Le module Accounting d'Odoo génère des échéanciers à partir du contrat d'inscription, émet les factures aux bonnes dates et déclenche automatiquement des séquences de relance via l'outil Payment Follow-up. Pour les institutions canadiennes, les...
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Les formateurs enregistrent les présences sur une borne, une tablette ou un appareil mobile, sans intégration à un système de gestion de l'apprentissage distinct. Le module Attendance d'Odoo prend en charge le géorepérage pour les stages hors site et l'automatisation des heures supplémentaires pour le personnel...
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Les écoles ont une paie complexe, enseignants à temps plein, formateurs à temps partiel, animateurs contractuels et personnel administratif coexistent souvent sous des structures salariales différentes. Le module Payroll d'Odoo gère plusieurs structures salariales et fréquences de paiement. Les écoles canadiennes...
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Les admissions exigent des relevés de notes, des copies de pièces d'identité, des dossiers de santé et des contrats d'inscription signés, des fichiers qui circulent par courriel ou dans un dossier partagé jusqu'à ce qu'un audit les réclame. Le module Documents d'Odoo centralise les téléversements, applique des règles...
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Le portail client d'Odoo s'étend aux étudiants et aux parents, ils peuvent consulter leur statut d'inscription, télécharger leurs factures, signer des documents par voie électronique et soumettre des demandes de soutien sans appeler la réception. Pour les centres de formation qui servent des clients corporatifs, le...
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Les écoles privées recrutent par vagues, nouvelle année scolaire, renouvellements de contrats, remplacements en cours d'année. Le module Recruitment d'Odoo publie les offres d'emploi sur la page carrières en un clic, suit les candidats dans un pipeline configurable et automatise les courriels de planification...
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Chaque école possède des documents de politique, des plans de cours et des procédures du personnel qui résident dans le dossier OneDrive de quelqu'un. Le module Knowledge d'Odoo crée un wiki interne structuré, consultable, versionné et accessible par rôle. Les nouveaux formateurs trouvent le code de conduite, le...
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Les conseils d'administration des écoles privées ont besoin de données financières claires, excédent d'exploitation, soldes de fonds, suivi des subventions et marges par programme d'une année sur l'autre. Le module Accounting d'Odoo avec la comptabilité analytique affecte les produits et les charges à chaque programme...
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Les familles règlent les frais de scolarité par carte de crédit, virement bancaire ou prélèvement automatique préautorisé, pas par chèque dans une enveloppe. Le module Payment Providers d'Odoo connecte Stripe, PayPal et les intégrations bancaires directes à la facture d'inscription. Débit automatique à la date prévue,...
Bonus
Les projets en milieu éducatif diffèrent de ceux réalisés en contexte industriel ou de distribution, les parties prenantes sont des registraires, des chefs de département et des directeurs financiers, non des gestionnaires d'entrepôt. Sept vérifications à effectuer avant de signer :
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